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■Web版招待状・案内状 ■Web出欠回答受付 ■会費前納制Web集金 ■事務代行リレー操作
おたすけ幹事さんプログラムのサービス提供形態は、
・テンプレート(雛形)ファイル(doc.xls.ppt) ・音声動画ガイドファイル(wmv) ・編集ソフト(無料版)などダウンロードページへのリンク で構成されています。 リンクパネルより、Web版招待状テンプレート(雛形)をダウンロードします。
リンクパネルの種別は、下記の4分類です。
機能の説明にあたっては、対象となる タイトルの下へ、上記いずれかの表示が付きます。 ゴールド版は、正規版の付録で無料、 代行リレー操作は、オプションで有料サービスです。 例えば、葉書印刷の操作ガイドでは、 無料お試し版は対象外ですので、 タイトルの下は、上のような具合に表示されます。 それでは、幹事様のリスクマネジメントプログラム、 おたすけ幹事さんプログラム実践編、ガイドツアースタートです。
クリック!サンプル
PDFファイルは、
見た目も綺麗。 こんな招待状が自分で 簡単に作れます。
ファイルが開かないときは、バナーより、無料ダウンロードできます。
・メールフォームゲスト様からのメールによる出欠回答が受け付けることができます。 リンクパネルからフォームプロへアクセス、 専用メールフォーム編集を経て、Web版招待状にリンクします。 文字情報は証拠力が高いです。 電話や伝言のような「言った、言わない」の水掛け論も排除できます。 メールフォームの管理ページからは、メールアドレス 登録くださったゲスト様宛、一斉送信もできます。 出席者宛の連絡事項、あるいは、会期前日、 前々日に出席の念押しも容易に送信できます。 回答くださったゲスト様の一覧は、 CSV形式でダウンロードできます。 ・掲示板掲示板では、ゲスト様側からもメッセージを発信することができます。 例えば、結婚式の二次会であれば、新郎・新婦宛のお祝いメッセージ 同窓会であれば、余興へのエントリー、あるいはリクエストが投稿できます。 第三者の投稿を避けるため、パスワード入力を求める いわゆるアクセス制限も設定できます。 ・組み合わせ表(ゴルフコンペ)ゴルフコンペでは、掲示板に代えて、組み合わせ表もリンクできます。 Web版招待状にリンクする段階では、まだ 出席者も確定していませんので、当初はURLのリンクだけにとどまります。 組み合わせ表の編集時期は、申込締切日以降です。 ・フォトギャラリーイベント当日のデジカメデータ、写メール画像は、 インナーネット上で、ゲスト様に披露することができます。 こちらもWeb版招待状にリンクする段階では、 画像データはアップロード(転送)されていませんので、 当初は、URLのリンクだけにとどまります。 画像には、アクセス制限(友人だけに公開)を設定、 一定の手続を経たゲストのみ閲覧できるようにします。 フォトギャラリーおよびゴルフコンペ組み合わせ表は、 編集、アップロード(転送)以降、 メールフォームの管理ページから 一斉メールで、URLを配信します。 ・ゲスト様操作ガイドこのリンクは、始めからWeb版招待状テンプレートへリンクされています。 ゲスト様がWeb版招待状にアクセスして、 申込〜会費送金までのインターネット操作を音声動画でガイドします。 Web版招待状本文およびリンク編集が完了しましたら、 ファイル形式をパワーポイント(ppt)からPDF(pdf)へ変換します。 PDFファイルであるWeb版招待状は、ゲスト様宛、 サーバーへWeb版招待状のアップロードが済みましたら、
◆メール告知
・メール告知文テンプレート(雛形)理想は、ゲスト様のパソコンメールアドレス宛、 Web版招待状URLをお届けすることです。 現実には、ゲスト様すべてにわたるパソコン メールアドレスの把握は、初期の段階では、困難でしょう。 一方、携帯電話のアドレスは、把握の割合が パソコンよりは、まだ高いと考えられます。 主に携帯メールアドレスで告知する シーンは、結婚式の二次会が挙げられます。 リンクパネルより、携帯告知文テンプレート(雛形)にアクセス、 メール本文の編集、Web版招待状リンク加工を経て、一旦、 パソコンメールから、幹事様の携帯電話メールアドレスに送信します。 そして、幹事様の携帯電話から、 新郎・新婦様の携帯電話メールアドレスにメッセージを転送します。 新郎・新婦様は、そのメッセージをグループ送信機能などで、 ゲスト様に宛てて、さらに転送するわけです。
◆葉書告知
・葉書告知文テンプレート(雛形)メールがリンクをワンクリックするだけで Web版招待状へアクセスできるのに対し、 葉書は、URLをゲスト様からわざわざ 打ち込んでもらわなければなりません。 Webページの告知には、決して 相性がよいとはいえないのですが、 同窓会・クラス会の場合、名簿で、 住所が把握できていて、逆に、 メールアドレスの把握のほうが、 付き合いにもブランクがあり、困難です。 そのような方には、葉書による告知が現実的でしょう。 ・葉書編集ソフト(提供:はがき作家フリー)宛名書きソフトは、リンクパネルから フリーソフト提供スタンドへアクセスを経て、ダウンロードします。
◆ファックス告知
・ファックス告知文(提供:富士ゼロックス)ファックスも葉書同様、 Webページへのアクセスには適しないのですが、 ゴルフコンペでは、ファックス所持率の高い 企業単位での告知も想定されますので、参考までガイドしました。
◆Web受付
出欠回答は、Web版招待状リンクのメールフォームから、 文字情報として幹事様宛に届けられます。 電話や伝言のような証拠力の弱い 不安定な回答ではありません。 また、人数をカウントするとき、悩ましい 「行けたら行く」とか「多分行く」のような 保留の要素を含む回答は、 メールフォームの構成により、 排除することもできます。
◆葉書受付
IT化に逆行しますが、現実として 出欠回答受付先をWebのみで限定してしまったら、 わたしの経験上、出欠回答の回収率は、残念ながら低くなります。 パソコンも携帯電話もこれだけ普及しているのに、 メールフォームからの入力、送信は、意外にもまだ 多くのゲスト様にとって馴染みが薄いようですね。警戒心もあるのでしょう。 現在、情報媒体は、紙からWebへの移行段階です。 まだ、アナログである郵便の返信葉書のほうが、 デジタルであるWebより信用が高いわけですから、
メールフォームの管理ページからは、
回答いただいたゲスト様の一覧が CSVダウンロードできますので、 プリントアウトすれば、そのまま受付台帳(名簿)としても使えます。 ・CSVダウンロードこの点だけでも、Webで回答を受け付ける 利点は十分あります。
アナログ・デジタル両方に対応することが現実的であり、
メールフォーム・返信葉書、どちらからでも 出欠回答が受付できる態勢を構築するわけです。 とはいいましても、反復継続性のある 同窓会やクラス会なら初回だけ、アナログである 出欠回答返信葉書へ、メールアドレス記入欄も設けて、 ゲスト様のリストが構築できたなら、 2回目以降からは、リストにある メールアドレス宛、告知・出欠回答するふうにやれば、 アナログからデジタルへの移行は、容易に進むと思います。 結婚式の二次会も同窓会も、 ・リンクパネルリンクパネルの各リンクをクリックするとソフトが起動します。 音声動画のリンクをクリックすると音声動画ガイドの再生が始まります。 ![]() 音声動画が再生できないときは、バナーから、ウィンドウズメディアプレイヤーが無料でインストールできます。 そして、音声動画ガイドを視聴しながら、 テンプレート(雛形)ダウンロードを経て、 編集・加工操作を進めます。 そこで、インターネット決済です。 幹事様は、入金があったゲスト様の数量で ただ、会費集金にも告知・出欠回答と同様の課題があります。
当ガイドでは、Web版招待状テンプレートで、
前納制のみ、当日現金制のみ、選択制の3パターンを準備しています。 そして選択制では、会費前納制にご協力いただいたゲスト様に対し、 会費から、5百円〜千円の割引料金設定を推奨しています。 すなわち、前売券と当日券の概念を会費に取り入れるわけですね。 前納制では、クレジットカードによる インターネット決済のほか、携帯電話による送金にも試みます。 すなわち、ケータイバンキング(インターネットバンキング)による送金です。
イベント当日事務は、幹事様でお願いいたします。
受付と一部のゲスト様の当日会費集金、 会場への支払、余興の司会・進行、 二次会・三次会の手配などお忙しいと存じますが、 願わくば、デジカメで撮影できれば、理想です。 イベント終了以降は、デジカメ画像、 写メール画像をフォトギャラリーへアップロード、 メールフォーム管理画面からゲスト様宛 一斉送信で更新情報(写真ができました!)をお知らせします。 このとき、最終段階の完成度にこだわるなら、 収支報告も作って、ゲスト様宛、届けてみましょう。 ・収支決算書(xlsファイルをpdfへ変換)
付録ですので、幹事様の任意でなすところですが、
ゲスト様へ、完成度の高い印象を与えることができます。 ボーナス版プログラムのリンクパネルから、 収支決算書(表計算ファイル)テンプレート(雛形)はダウンロードできます。 表計算ファイルには、関数を入力していますので、 単価、数量を入力いただければ、自動的に計算できます。 そして、ゲスト様へ決算報告する場合には、 表計算ファイルから、PDFファイルに変換して ・幹事事務局WebページWeb版招待状は、アップロードするため、 サーバーをレンタルする必要がありましたね。 Web版招待状は、PDF形式A4サイズ1枚もので、 当該イベントが終了すると、その役割も終了します。 レンタルしたサーバーのURL(http:www…の英数字)は、この先も有効です。 せっかくホームページのオーナーになられ、 ゲスト様にもURLをお知らせしているわけですから、 イベント終了以降、サイトを放置するのは忍びないです。
サーバーへアップロード、メールフォームの管理画面から
ゲスト様宛、決算書のURLを一斉送信で、お知らせします。 決算報告は、義務ではありませんから、 一過性の高い結婚式の二次会では、適さないかもしれません。 逆に反復継続性ある同窓会やゴルフコンペでは、決算報告で 繰越金を示すことで、次回への継続意識を印象付けることができます。
同窓会やゴルフコンペのように反復継続性、発展性がある
イベントでは、次回も開催が、予定されることから、 幹事事務局Webページを開設されるのが有効です。 次回構想の告知では、事務局Webページへ PDFファイルであるWeb版招待状をリンクして、 Webページ更新情報をメルマガ形式で、ゲスト様宛お届けする Web告知、Web出欠回答受付の理想の仕組ができます。 フォトギャラリーや掲示板も、招待状へリンクしたままより、 事務局Webページへリンクしなおしたほうが、格式も上がります。 同窓会のWeb事務局があり、サイト管理人が 自分であるなんて、ちょっと気分よいと思いませんか?
イベントの継続、発展性には、
ゲスト様の意向を反映する仕組も肝要です。 リンク先には、Web版招待状のほか、 メールフォーム、掲示板、フォトギャラリー、 あらたにアンケート投票機能も追加してみます。 ・アンケート投票機能
パーティー・宴会、スポーツ・アウトドア系レクレーションであれば、
費用は高くても1万円以内。負担感は、それほどないと考えます。 ところが旅行となると、ゲスト様の負担も大きくなり、 費用面で参加に躊躇あるいは断念する心理もうなずけます。 そこで思いつくのが旅行積立です。 毎月小額でも、満期を迎える頃には、 結構な金額が貯まっているものです。 毎月現金で集金となると、わざわざ会計人が、 メンバーを訪問するか、メンバーが会計人に届ける ことになり、大変な負担になります。
クレジットカードによるインターネット決済で、
会費が集金できたということは、 この機能を応用すれば、もっと有益な、 もっと夢のあるイベントへの発展へ広がります。 対象は主に同窓会・クラス会の旅行イベントです。 費用単価の高いゴルフコンペでも生かせるかもしれません。 想像してみてください。 同級生・クラスメイトで団体旅行なんて、修学旅行以来。 楽しいに違いありません。 ぜひとも実現したいですよね。
かといって、振込や現金書留で送金するなら、
結局メンバーが、わざわざ郵便局や銀行に出かけて 送金する手間がかかる上、手数料(送料)まで取られます。 もし、銀行の人が、毎月メンバーのもとへ 積立金の集金に来てくれるなら助かるんですけどね。 はい、では、そうしてもらいましょう…という考えが、 積立Webページの構築にはあるんです。 ・積立申込ページ
会費の集金で利用したインターネット決済の機能で、
毎月メールでメンバー様へ積立金の請求書をお届けし、 クレジットカード払いで、幹事様の口座へ、積立金を送金する考え方です。 かといって、幹事様が、毎月メンバー様へ宛てて わざわざ請求書をお届けするわけではありません。 専用ページから申し込みいただいたメンバー様には、 毎月自動的に請求メールが指定日に送信される設定もできるのです。 ・表計算ファイル幹事様には、積立金の請求事務はないものの、 毎月送金されてくる積立金は、管理しなければなりません。 リンクパネルから、積立金管理の表計算ファイルをダウンロードします。 表計算ファイルには、現金で引き出すときに課金される 手数料が自動計算されて、当該月までの積立累計額が 把握できるよう関数を入力しています。 メンバーごと、月ごと、送金されてきた積立額を入力します。
積立状況は、表計算ファイルから
PDFファイルに変換して、 サーバーにアップロード(転送)、 毎月更新の上、メンバー様に報告します。 ![]()
積立表には、メンバー様の個人名が表示されます。
不特定多数のインターネットユーザーに無制限で アクセスを許すのは好ましくありません。 ・アクセス認証画面該当ファイルにアクセス制限で鍵をかけ、 積立参加メンバー様だけにユーザー名とパスワードをお知らせします。
PC版Webページを稼動させてみて感じたのは、
意外にもインターネット接続環境のないゲスト様が 結構いて、問い合わせが、たびたび来ることでした。 上記のゲスト様は、Webページへ アクセスしたくても、そのための環境がないわけです。 Web出欠受付の回答率を上げるには、PC版にあわせ、 携帯サイトの併用も、もはや欠かせないのかもしれません。 ・携帯版Web招待状・案内状携帯版Web招待状本文には、 Web版招待状本文をコピー&ペーストします。 ・携帯版Web招待状・案内状リンク画面
リンク先のアンケート投票はそのままで機能します。
地図、掲示板は携帯画面へ対応するため一部編集します。 ・携帯版掲示板残念ながらフォトギャラリーは、携帯画面では機能しません。 サーバー、メールフォームはあらためてレンタルします。 ・携帯版メールフォーム携帯版Web招待状・案内状の構築には、 ケータイバンキングでの会費前納制集金へ発展させる目当もあります。
おたすけ幹事さんプログラムの正規版、
ゴールド版のメール・ファックス告知事務、 旅行積立サイト構築・積立金管理を除く、 操作および事務を当方で代行します。 ◆正規版・ゴールド版プログラム操作 Web版(PDF)、携帯版(HTML)、往復葉書版(印刷) HTML版、会場地図、メールフォーム、掲示板、フォトギャラリー Web版・携帯版URLおよびQRコード往復葉書印刷+往復葉書投函 メールフォームおよび返信葉書回答より名簿作成、幹事様宛送信 クレジットカードによるインターネット決済、ケータイバンキング、銀行振込 送金完了ゲスト様飲食費、寄付・差入、景品類費用、店舗・施設へ振込 会費−諸経費+プログラム購入代金(所定費用差引)で精算・送金 デジカメ、写メール画像を送信いただけば、フォトギャラリーへアップロード
◆代行操作独自のサービス
余興・ゲーム等の景品類、会費へ加算し、その購入に充てることも可 申込の確定、キャンセル・返金の取扱、免責に関する取り決めゲスト様宛交付 ゲスト様の寄付・差入申し出により、料理あるいは飲み物の注文
◆代行操作に含まれない幹事事務(幹事様の現場事務)
◆代行リレー操作の取扱料金
対象規模はゲスト様30名様以上で、ゲスト様お1人あたり、 余興・ゲーム等の景品類購入代、会費へ組込も可。 幹事事務リレー操作では、発起人様であっても、 結婚式の二次会での新郎・新婦様であっても、 通常は、会費(飲食代・景品代)請求の対象であり、当方手数料 および会費集金インターネット決済手数料の算出人数にカウントします。
ただし、会場である店舗・施設の宴会・パーティープランで、
幹事様、新郎・新婦様飲食費用免除サービス適用のときは、 その旨お知らせください。手数料算出の人数には、カウントしません。 同窓会で恩師様ご招待のときも、料金算出の人数には、カウントしません。 恩師様人数は、幹事様で把握いただき、期限までに当方へお知らせください。 恩師様飲食代は、分担金を算出し、ゲスト様会費へ組み込みます。 当日、恩師様からの寸志・寄付金の使途は、幹事様へ一任します。
◆リレー操作(幹事様へお願いする操作)
次回の開催時期、開催形態、例えば、同窓会なら
宴会・パーティースタイル、スポーツ系レクレーション+打ち上げ、 キャンプ・バーベキューなどアウトドア系レクレーション、あるいは 団体旅行の候補を上げ、ゲスト様の人気投票に基き、企画を進めるのも可能です。 毎回、宴会・パーティースタイル一辺倒より、 違う新しい試みに発展するほうが、ワクワクしませんか?
次は、リンクの編集です。
・地図タグリンクパネルより、グーグルマップへアクセス、 会場所在地の地図タグ生成を経て、一旦テキストへ保管、 サーバーへアップロード以降、招待状・案内状へリンクします。 「なるほど。理屈はわかった。 パソコンがない、あるいは扱えない人でも わたしは、あなたの疑念は好奇心とも捉えます。 ですから、試しに使ってテストしてみてください。 あなたが試すにあたっては、なんのリスクもないのです。 ![]()
◆別途申込を要する代行操作
携帯版Webページを稼動させてもなお、Web受付のみによる
出欠回答では、100%大丈夫とは、やはり言い切れません。 先に述べたとおり、携帯は所持するも通話のみ用途、 あるいは個人情報の入力に警戒感があるからです。 もはや出欠回答受付回収の最終・最大のバックアップには、 現在のところアナログの巨人、往復葉書へ委ねるしかないようです。 ![]()
「そんなことなら、はじめからIT化なんてしなくてよいじゃないか!」って
怒られてしまいそうですが、よ〜く、雛形を観察してみてください。 往信の宛名下のスペースに、Web版招待状のURL、 携帯版Web招待状のURLおよびQRコードが印刷されていますよね。 QRコードは、IT化を強烈にアピールしていますよ。 返信の所定事項には、ゲスト様の携帯メールアドレス、 およびパソコンメールアドレス記入欄が設けてあります。 メールアドレスが、一旦把握できたのなら、次回からは、 招待状も、メール(Web)で容易に届けることができますよね。 すなわち、次回へ向けたIT化が進行するわけです。
往信の会費にも注目してください。
※会費前納で800円値引(Web入金)の記述があります。 値引額は幹事様に一任しますが、この1行で、 強烈にWebへのアクセスをアピールしていると思いませんか! 魅力ある値引額で、ゲスト様をWebへ誘導しようとしています。 葉書1通にも、Webへのアクセスを経て、Web出欠回答、 Web入金へ進むシナリオが組み込まれているのです。 ![]() 幹事さんのリスクマネジメントエージェント、行政書士の古藤と申します。何ゆえ行政書士?それはあまり関係ございません。サイト信用度の問題です。ご覧のとおりコスプレ好きの宴会好き、幹事体質で幹事気質。理想とする幹事像は、公平、奉仕、泣き寝入りしないです。幹事様も酔ってはしゃげる仕組を真剣に研究し…続きを読む>>> |
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